ברוכים הבאים למערכת לשליחת הודעות SMS
מדריך זה נועד לסייע לך בראשית השימוש במערכת לשליחת הודעות SMS.
המדריך יציג לך את האפשרויות הבסיסיות הקיימות במערכת על מנת שתתמצא בה בפשטות ותוכל להתחיל לדוור באמצעותה ללא דיחוי.
אנו מקווים כי תהנה להשתמש במערכת ותפיק את מירב הערך ממנה.
לאחר קריאת המדריך המלצתנו היא לצפות בסרטוני הווידאו המדגימים את השימוש בה. ניתן גם לקרוא את השאלות הנפוצות תחת לשונית "תמיכה ושירות" בתפריט המערכת.
מסך השליחה מאפשר:
- לכתוב ולשלוח הודעה לנמענים
- להגדיר את הנמענים שיקבלו את ההודעה – יחידים, קבוצות, מזדמנים
- להגדיר את ההודעה – מי השולח, מתי ההודעה תשלח, באיזה קצב תשלח ועוד
- לשלב תוכן מותאם אישית בהודעה
- להוסיף דף נחיתה להודעה ולזהות את הגולשים בו
- לצרף קובץ להודעה ולזהות את המורידים שלו
- להוסיף להודעה בקשה לאישור קריאה מהנמען
- להוסיף להודעה אפשרות לקבלת תגובה מהנמען
- להוסיף להודעה קישור להסרה מרשימת תפוצה
- לשלוח את ההודעה לבדיקה עצמית
צדו הימין של מסך השליחה
- חלון נוסח ההודעה – בחלון זה יש להזין את מלל ההודעה לשליחה.
- אורך ההודעה – ניתן לשלוח עד 1000 תווים בהודעה אחת. טקסט באורך של 70 תווים בעברית נשלח ומחויב כהודעה אחת (באנגלית החישוב הוא לפי 160 תווים). עבור טקסט ארוך יותר מ- 70 תווים, יחידת החיוב היא כל 67 תווים, כולל ההודעה הראשונה (באנגלית יחידת החיוב היא 153 תווים).
- הוספת תוכן – יפורט בסעיף נפרד.
- הזנת זיהוי שולח – ניתן לרשום את שם שולח ההודעה או מספר שולח ההודעה כפי שיופיע בטלפונים של מקבליה. יש להזין שם באנגלית בלבד ובאורך של עד 11 תווים.
- טפטוף – ניתן לקבוע את קצב שיגור ההודעות עם מרווחי זמן של שניות בין הודעה להודעה. פונקציה זו שימושית כאשר הנך מדוור מספר רב של נמענים בו זמנית ואתה מצפה לקבל פניות חוזרות. ריווח שליחת ההודעה מנמען לנמען מאפשרת לתת מענה הדרגתי לפניות החוזרות.
- מועד השליחה – ניתן להגדיר את המועד הרצוי לשליחת ההודעה – או מיידי או עתידי. בחירה באפשרות "דחוי" פותחת יומן תאריכים המאפשר סימון של התאריך והשעה הרצויים לשליחת ההודעה.
צדו השמאלי של מסך השליחה
- חלון נמענים – בחלון זה תוכל להגדיר את הנמענים המיועדים לקבל את הודעתך. החלון מחולק לשלושה חלקים:
- לשונית מספרי טלפון – הלשונית נועדה לכתיבת מספרי הטלפון של הנמענים בצורה ידנית או להדבקת טור מספרים מקובץ Excel / Word / Notepad. אין משמעות אם המספרים מוכנסים עם או בלי 0 בתחילתם או עם או בלי מקף. בנוסף המערכת יודעת לסנן את רוב התווים שאינם מספר. כמו כן, המערכת מבצעת אוטומטית סינון של מספרים כפולים ואינה שולחת את ההודעה למספרים שאינם תקינים.
- לשונית אנשי קשר – במידה והוטענו למערכת מראש אנשי קשר, ניתן לבחור מתוך הרשימה את הנמענים הייעודיים לקבלת ההודעה. המערכת מאפשרת לבצע חיפוש בין כלל אנשי הקשר שהוזנו על מנת לאתר בקלות את האנשים הרלוונטיים.
- לשונית קבוצות – במידה והוגדרו קבוצות נמענים במערכת ניתן לבחור קבוצה אחת או יותר אליה ההודעה תשלח.
המערכת יודעת לשלב בין שלושת האופציות, כך שניתן לשלוח הודעות הן למספרי טלפון שהודבקו בחלון לשונית מספרי טלפון, הן לקבוצות והן לנמענים בודדים ללא קשר לזיקתם לקבוצה זו או אחרת. כאמור, לא מתבצעת שליחה כפולה למספר נתון.
- הודעת בדיקה – ניתן להזין מספר טלפון אליו ההודעה תשלח לבדיקה, מבלי שהיא תשלח לנמענים שהוגדרו לקבלתה בעת ההפצה הכוללת. מומלץ להשתמש באפשרות זו לפני שילוח ההודעה בתפוצה רחבה על מנת לוודא שהמלל בה תקין, שאין שגיאות ושהכול כשורה.
- כפתור שלח SMS – כפתור שליחת ההודעה לפי הנוסח שלה, הגדרותיה ובהתאם לסעיפים מעלה. על כפתור זה יש ללחוץ כאשר רוצים לסיים את תהליך השליחה ולתת את הוראת השליחה למערכת.
- אזור יתרת הודעות – מציג חיווי של היתרה העדכנית של מספר ההודעות העומדות לרשותך במערכת. ניתן בכל עת להגדיל את בנק ההודעות על ידי לחיצה על כפתור "להגדלת החבילה". לחיצה על הכפתור תפתח חלון ובו טופס השארת פרטים. יש למלא את הטופס וללחוץ שלח. נציג מטעם InforUMobile יצור עמך קשר בתוך זמן קצר להגדלת החבילה.
ניהול אנשי קשר:
מסך ניהול אנשי קשר מאפשר לנהל את אנשי הקשר ולהוסיף אנשי קשר חדשים למערכת.
- הוספת איש קשר בודד – ניתן להוסיף איש קשר בודד ע"י לחיצה על כפתור "חדש" בתחתית המסך ומילוי הפרטים שלו בחלון שיפתח.
- הוספת אנשי קשר מקובץ – ניתן להוסיף מספר אנשי קשר בפעולה מרוכזת ע"י לחיצה על כפתור "הוסף מקובץ". לחיצה על הכפתור תפתח את מסך טעינת אנשי קשר (המופיע גם בתפריט המערכת תחת לשונית אנשי קשר).
- טעינת אנשי קשר למערכת תתבצע באמצעות קובץ Excel כפי שמודגם במסך. על מנת לטעון את האנשים יש לסמן את העמודות הרלוונטיות בקובץ האקסל שלך (מספר טלפון או מספר טלפון ושם פרטי או מספר טלפון, שם פרטי ושם משפחה – יש להקפיד שהטלפון יהיה בעמודה A השם הפרטי בעמודה B ושם המשפחה בעמודה C ולא להיפך) ולהדביק את הנתונים בחלונית.
- לסיום יש ללחוץ שמור.
בבואך לטעון אנשי קשר, יש באפשרותך להגדיר לאיזו קבוצת נמענים במערכת ברצונך לשייך אותם.
במידה ואתה רוצה לייצר רשימת נמענים חדשה ניתן לעשות זאת במסך על ידי בחירת "קבוצה חדשה" וכתיבת שם הקבוצה בשדה המיועד.
אם יש בידיך נתונים נוספים לגבי אנשי הקשר (מעבר לשם וטלפון) שברצונך לטעון למערכת, או במידה ואתה רוצה לשייך את אנשי הקשר שאתה טוען למספר קבוצות במקביל, יש ללחוץ על קישור "מסך טעינה מתקדמת" בתחתית המסך.
*אם טוענים אנשי קשר שכבר נמצאים במערכת, המערכת תעדכן את הנתונים ולא תיצור כפילות.
- מסך טעינת אנשי קשר (מתקדמת) – מאפשר, כאמור, לטעון מספר אנשי קשר בעת ובעונה אחת ובו זמנית להזין פרטים מרובים לגביהם כמו גם לשייכם למספר רב של קבוצות.
טעינת אנשי הקשר תתבצע באמצעות קובץ Excel. חשוב להקפיד על מבנה הקובץ על מנת שהנתונים יטענו בצורה תקינה. המערכת מאפשרת להוריד קובץ לדוגמא ולבצע עליו את השינויים הנחוצים.
ניתן להגדיר מספר בלתי מוגבל של קבוצות אליהם איש הקשר ישויך. ניתן גם לתת שמות של קבוצות שאינן מוזנות עדיין במערכת וזו תדע לייצר אותן ולשייך את אנשי הקשר הרלוונטיים אליהן ברגע שקובץ אנשי הקשר יטען.
לאחר עדכון הקובץ בנתוני אנשי הקשר, יש להעלות את הקובץ למערכת באמצעות כפתור "בחר קובץ" (אותו הקובץ שביצעת בו שינוים ושמרת על המחשב שלך) ו"העלה קובץ".
- חיפוש איש קשר – ניתן להקליד שם או טלפון של איש קשר בראש המסך ולקבל את תוצאות החיפוש הנוגעות אליו.
פרטי איש הקשר המלאים כפי שמוזנים במערכת יופיעו בצדו השמאלי של המסך, כולל הקבוצות אליהן הוא משויך. ניתן לעדכן אותם ועל מנת שהשינויים יוטמעו, יש ללחוץ על כפתור "שמור" בסיום התהליך.
ניהול קבוצות:
מסך ניהול הקבוצות מאפשר לנהל קבוצות ולשייך אנשי קשר אליהן.
במסך ניתן לראות את כל הקבוצות שהוטענו למערכת עד כה. ניתן לבצע חיפוש לאיתור קבוצה לפי שם, ניתן למחוק קבוצות, לערוך וליצור קבוצות חדשות. פירוט אנשי הקשר החברים בקבוצה נתונה מופיע בצד השמאלי של המסך.
ליצירת קבוצה חדשה יש ללחוץ על כפתור "קבוצה חדשה" בתחתית המסך ולהזין את פרטי הקבוצה בחלונית שתפתח:
דוח הודעות מפורט (תחת לשונית דוחות בתפריט המערכת)
מסך זה מאפשר לך לראות את פרטי כל ההודעות שנשלחו מהמערכת, בחלוקה לפי מספרי הטלפון אליהם ההודעות נשלחו וזמני השליחה.
לצד כל הודעה בדוח, מפורט סטטוס השליחה שלה לפי מפתח:
- התקבלה – ההודעה הגיעה בוודאות ובאופן תקין לנמען.
- נשלחה – שווה ערך ל- ההודעה הגיעה למפעיל הסלולרי, משם היא צפויה להיות מועברת למכשיר הטלפון של הנמען.
- לא התקבלה – ההודעה נשלחה, לא הגיעה ליעדה וגם לא תגיע. הסיבות השכיחות לכך הן שהמספר לא קיים או שקו הטלפון מנותק/ אינו זמין תקופה ארוכה.
- נקראה – ההודעה הגיעה ליעדה והנמען לחץ על קישור "אישור קריאה" שהתווסף על ידי השולח לנוסח ההודעה (ראה פירוט בהקשר של אזור הוספת תוכן).
- הוסף תוכן פרסונלי – ניתן להוסיף להודעה שנשלחת פרמטרים פרסונליים, כמו למשל שם פרטי. על ידי כך, כל נמען המקבל את ההודעה יראה אותה בנוסח המותאם לו אישית, דבר שהופך את העברת המסר בהודעה ליותר אפקטיבי.
כאשר אנו רוצים להוסיף תוכן מותאם אישית להודעה שנשלחת לרשימת נמענים המצויים באנשי הקשר שלנו במערכת, יש:
- לבחור את אנשי הקשר אליהם אנו רוצים לשלוח את ההודעה.
- להקליד את נוסח ההודעה בחלון ההודעה.
- בנקודה בה אנו רוצים לשזור את הפרמטר הספציפי של תוכן הפרסונלי (כאמור – שם פרטי / שם מלא/ עיר מגורים וכו') יש להעמיד את סמן העכבר.
- יש לבחור מרשימת הפרמטרים הפרסונליים את הפרמטר הרצוי לגביו רשימת הנמענים שלי מכילה את הפרטים לגבי כל נמען.
כאשר אנו רוצים להוסיף תוכן מותאם אישית להודעה שנשלחת לנמענים שאינם מצויים באנשי הקשר שלנו במערכת (נמענים מזדמנים או רשימה שאין ברצוננו לשמור באנשי הקשר הקבועים שלנו), יש:
- בחלון הדבקת מספרי הטלפון להדביק שתי עמודות של מידע – מספר הטלפון של הנמענים שיקבלו את ההודעה והתוכן הפרסונלי שלהם.
- להקליד את נוסח ההודעה בחלון ההודעה.
- בנקודה בה אנו רוצים לשזור את הפרמטר הספציפי של תוכן הפרסונלי (כאמור – שם פרטי / שם מלא/ עיר מגורים וכו') יש להעמיד את סמן העכבר
- לבחור מרשימת הפרמטרים הפרסונליים את הפרמטר מותאם אישית (האפשרות האחרונה ברשימה). רק במצב של בחירת פרמטר זה התוכן הפרסונלי שמופיע בעמודה משמאל למספרי הטלפון בחלון הנמענים יישזר בנוסח ההודעה לאותם נמענים שאינם אנשי הקשר הקבועים שלנו.
- הודעות שמורות – במקום להקליד בכל פעם מחדש את נוסח ההודעה, במידה ויש לנו נוסח חוזר, ניתן לשלוח הודעות ששמרנו מראש במערכת. על מנת לבחור הודעה שמורה, יש ללחוץ על כפתור "הוסף הודעה שמורה" ולבחור בהודעה הרצויה.
יצירת הודעה שמורה נעשית בצורה הבאה:
- יש להיכנס ל"הודעות שמורות" תחת לשונית שליחת הודעות בתפריט.
- בראש הדף מצד ימין יש ללחוץ על "צור הודעה".
- בחלון שנפתח יש להגדיר את שם ההודעה (מקבל ההודעה אינו רואה את השם, זה רק לצרכים תפעוליים של השולח) ומתחת את תוכן ההודעה שתשלח.
- בסיום יש ללחוץ "שמור".
- דף נחיתה סלולרי – ניתן לצרף לכל הודעת SMS שנשלחת דף נחיתה סלולרי. דף נחיתה הוא אמצעי מצוין להעביר מסר צבעוני, שיווקי, עשיר ומניע לפעולה. ניתן לשלב בדף את לוגו בית העסק ומאפייני המיתוג שלו, תמונות, סרטונים, מפות וניווט, טופס, כפתור חיוג מהיר, כפתורי שיתוף ברשתות חברתיות ועוד אלמנטים רבים שישלימו את הודעת ה- SMS הנשלחת ויסייעו להמיר יותר נמענים ללקוחות פעילים. את דף הנחיתה שולחים באמצעות לינק גלישה מקוצר המוכנס לתוך נוסח הודעת ה- SMS.
ניתן לייצר דפי נחיתה בקלות ובפשטות באמצעות מערכת בניית דפי הנחיתה תוך שימוש בתבניות גרפיות ואשף עריכה. לשם כך יש ללחוץ על "צור דף נחיתה חדש"
- צרף קובץ להודעה – מאפשר לצרף קובץ PDF או תמונה ((Jpeg, PNG להודעה שנשלחת (הגבלת גודל- 300K). בבחירת אפשרות זו תתבקש לעלות קובץ מהמחשב שלך. קובץ זה ישולב בנוסח ההודעה בתצורה של קישור. לחיצה על הקישור בקצה של הנמען תוריד את הקובץ לטלפון הנייד שלו.
במידה והנך מעוניין לדעת איזה מבין הנמענים הורידו את הקובץ ששלחת להם, יש לסמן את אפשרות "אפשר זיהוי המוריד". לתשומת לבך: בחירה באפשרות זו מאריכה את הקישור שמשולב בהודעה שכן היא כוללת את מספר הטלפון של הנמען.
מידע אודות הנמענים שהורידו את הקובץ משתקף ב"דוח הורדות" תחת תפריט "דוחות".
- הוסף קישור להסרה מרשימת תפוצה – מאפשר להוסיף להודעה קישור קצר שבלחיצה עליו מקבל ההודעה יכול להסיר את עצמו מרשימת התפוצה (על ידי מילוי מספר הטלפון שלו והקלדת תווי Captcha בטופס שנפתח בעקבות הלחיצה על הקישור). משמעות ההסרה היא שהמערכת מכניסה את המספר המוסר ל"רשימה שחורה" שלא תאפשר לדוור אותו בעתיד, גם אם יעשה נסיון לשלוח הודעה לאותו נמען. ניתן לשנות את נוסח מלל ההסרה שמתווסף להודעה (להחליף את טקסט ברירת המחדל "להסרה" בטקסט אחר לבחירתכם), אך בכדי להבטיח את תקינות מנגנון ההסרה חל איסור לשנות את הקישור.
במידה ורוצים לחסוך מהנמען את הצורך למלא את מספר הטלפון שלו בטופס ההסרה, ניתן להיכנס לתפריט "הגדרות", מסך "הגדרות משתמש", שם לסמן V באפשרות "שרשור מספר טלפון" (מתחת ל- "טקסט לחסימה"). לתשומת לבך: אופציה זו מאריכה את הקישור שמופיע בהודעה שכן זה כבר מכיל את מספר הטלפון של הנמען.
- בקש אישור קריאה – מאפשר לנמענים לאשר את קריאת ההודעה שקיבלו. שימושי במיוחד כאשר להודעה יש אופי תפעולי או מבצעי והשולח זקוק לאישרור על קריאתה מעבר לאישור הגעתה למכשיר הטלפון של הנמען. בבחירה באפשרות זו יתווסף קישור לנוסח ההודעה. לחיצה עליו בקצה של הנמען תאשר את הקריאה. מידע לגבי אישורי הקריאה משתקף בעמודת סטטוס ב"דוח הודעות מפורט".
- הוסף בקשת תגובה מהנמען – מאפשר לקבל מהנמענים תגובות על ההודעות שנשלחו להם. בבחירה באפשרות זו מתווסף קישור לנוסח ההודעה. בלחיצה עליו בקצה של הנמען יפתח מסך בו יוכל הנמען להקליד את תגובתו ולשגר אותה לשולח ההודעה.
מנגנון זה אינו מצריך מהשולח להחזיק מספר וירטואלי. תגובות הנמענים נשמרות במערכת ומשתקפות ב"דוח שליחות ותגובות" תחת תפריט "דוחות".
תודה על העיון במדריך זה!
אנו מקווים שמדריך השליחה הבסיסי הזה סייע לך להתמצא במערכת ושבעזרתו אתה יכול להתחיל לדוור הודעות SMS לקהל היעד שלך.
בלשונית "תמיכה ושירות" בתפריט המערכת תמצא מגוון עזרים נוספים בהם תוכל להיעזר, ביניהם הדרכות בווידאו ושאלות נפוצות.
במידה ויש לך שאלות או רצון לברר פרטים נוספים על אופן השימוש במערכת או האפשרויות שהיא מעמידה לרשותך, אנא אל תהסס לצור עמנו קשר.
